Расскажем, что следует делать при смене способа ведения кадрового учета. Какая понадобится документация, чтобы с 2020 года работодателю получить электронные трудовые книжки.
Подача документов
Стало известно, что с 2020 года будут действовать электронные трудовые книжки. Это документ, представляющий собой аналог традиционного бумажного. Пока не понятно, что нужно делать российским работодателям, а также с чего начинать процедуру оформления.
Переход на новый способ ведения учета может быть осуществлен каждым желающим в добровольном порядке. Можно сохранить и бумажный документ. С 2020 года всем работодателям необходимо каждый месяц предоставлять информацию в ПФР о произошедших кадровых изменениям и о выборе сотрудником способа ведения учета, в частности электронных трудовых книжек.
Пошаговая инструкция
Каждый руководитель фирмы в процессе перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года должен знать, что делать в этом случае и с чего начать. Руководителям следует внимательно изучить представленную ниже пошаговую инструкцию.
Интересно! Какие выплаты ветеранам боевых действий будут в 2020 году
Создание приказов
Первое, с чего нужно начать работодателю при переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года, так это с издания приказов, согласно которым будет определено, что нужно делать конкретным должностным лицам, в частности, кадровикам, бухгалтерам и др. Понадобятся приказы:
- в котором будет утвержден план мероприятий, связанный с введением документа нового формата;
- о назначении ответственных лиц за ведение книжек электронного формата.
Внесение поправок в локальные акты
Корректировке также подлежат локальные акты предприятия. Исправляются следующие документы:
- должностные инструкции тех лиц, которые официально отвечают за ведение трудовых книжек электронного вида и за предоставление форм отчетности;
- документооборот, а именно процесс формирования алгоритма, а также сроки оформления документации и предоставление сведений;
- локальные акты, содержащие данные о трудовых документах. Это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по рабочему процессу.
Интересно! Размер материнского капитала на 1 ребенка в 2020 году
Гарантия готовности передачи данных
Каждый работодатель обязан обеспечить готовность предоставления информации о трудовой деятельности для обработки и хранения ее в информационной базе пенсионного органа.
Также необходимо завести электронный почтовый ящик, чтобы каждый сотрудник мог присылать на него заявления о получении информации о трудовой деятельности.
Оповещение персонала
В первую очередь важно оповестить штат о том, что с 2020 года ведется смена формата документов – это то, с чего начать работодателю прежде, чем что-то делать при переходе на электронные трудовые книжки. Сделать это нужно до июля нынешнего года. Формат уведомления выбирается самостоятельно.
Работники должны быть ознакомлены с тем, что собой представляет новый формат документа, как он работает и что дает. Также важно объяснить, каким образом можно будет получить сведения о трудовой деятельности.
Для заявления нет установленной формы, составляется оно в произвольном виде. Рекомендуется все же сформировать единый шаблон заявления.
Прежде чем переходить на электронные трудовые книжки, вводимые с 2020 года, важно произвести тщательную проверку бумажных документов и удостовериться в том, что они заполнялись и велись правильно. При необходимости скорректировать и внести недостающие сведения.
Подача заявлений
До 31 декабря 2020 года нужно организовать прием заявлений от персонала о выборе формата электронных книжек. В том случае, если до указанного срока сотрудником не было подано заявление по уважительной причине, ему предоставляется возможность сделать это в другое время.
К уважительным причинам относится больничный, отпуск, декрет, а также другие основания, при которых за сотрудником сохранялось рабочее место.
Выдача бумажных документов
Весь персонал, который сделал выбор в пользу электронной системы, до начала следующего года должен получить на руки свои документы на бумажном носителе, о чем следует расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Также в ней важно оставить отметку о том, что работник предоставил соответствующее заявление.
Судьба документов бумажного формата
Важно отметить, что бумажными документами можно будет продолжить пользоваться наряду с действием электронной версии. Руководители предприятий продолжат вести документ и будут хранить их в специально отведенном месте. В течение нынешнего года, который объявлен переходящим периодом, кадровики будут вносить сведения, как на бумажный носитель, так и в электронную форму.
Электронная система вводится на постоянной основе и перейти на нее с бумажных носителей можно будет когда угодно. Трудовая деятельность граждан, устраивающихся на работу в 2021 году впервые, будет фиксироваться только в электронной системе, бумажного носителя не предусматривается.
Каждому работнику может понадобиться информация о своей трудовой деятельности. Чтобы ее получить, нужно подать заявление работодателю с указанной просьбой.
Руководство предприятия понесет наказание в случае задержки по своей вине выдачи документа либо предоставления информации о деятельности сотрудника при его увольнении. Также оно несет ответственность, если:
- в документе содержится недостоверная информация о работе человека или причине расторжения договора;
- в оговоренный срок не были переданы или не в полном объеме указаны сведения о трудовой деятельности гражданина в пенсионный орган.
Если указанная некорректно причина увольнения гражданина станет препятствием для трудоустройства на другое место работы, суд может постановить выплачивать человеку сумму в размере среднего заработка за весь период его вынужденного «отпуска».
Подводя итоги
- С 2020 года вводятся электронные трудовые книжки. Смена старого формата ведения кадрового учета на новый осуществляется работниками на добровольной основе.
- Тем, кто хочет перейти на электронную форму документа, нужно подать заявление об этом до конца текущего года. В таком случае им на руки будут отданы бумажные трудовые книжки под подпись в книге учета.
- Если сотрудник не успеет до указанного срока подать документ, то бумажное ведение учета его трудовой деятельности остается.
- Электронная система будет действовать для всего персонала, включая тех, кто решил оставить себе бумажный носитель. В таком случае кадровики обязаны заполнять как традиционную книжку, так и вести электронный учет.
- Перейти окончательно на новый формат можно в любой момент.
- Те, кто в 2021 году начнет трудовую деятельность, не смогут уже получить бумажный документ. Их деятельность будет учитываться только в форме электронной трудовой книжки.